Comment gagner en efficacité dans son travail ?

Encore une journée de plus à essayer de terminer des tâches parfois en retard de plusieurs semaines, un troisième café encore fumant à côté de toi et tu te demandes si tu pourras tenir le coup aujourd’hui. Tes yeux semblent couler sur ton clavier, creusés par les cernes de tes journées à rallonge. La réalité, c’est que ta productivité ne se mesure pas seulement par le volume de travail accompli, mais aussi par la qualité de ce que tu fais et le bien-être que tu ressens au quotidien. Si ce n’est pas le cas, tu manques sûrement de quelques notions d’organisation. Découvrons ensemble comment gagner en efficacité au travail, que tu sois à domicile ou au bureau.

L'importance d'une bonne organisation au travail

L’organisation n’est pas toujours une seconde nature, alors découvrons ensemble, dans un premier temps, l’intérêt d’une organisation efficace.

1. Réduire le stress de la deadline

Ces dates butoirs qui flottent au-dessus de toi comme une épée de Damoclès sont généralement la source de stress la plus déstabilisante, surtout si le client est très exigeant. À mesure que la deadline approche, tu commences à te sentir de plus en plus sur le fil du rasoir, et c’est normal.
Tu dois revoir ton organisation, d’abord en t’appuyant sur tes capacités et sur le temps dont tu disposes. Il est essentiel de faire un état des lieux réaliste de ta situation actuelle. Quelles tâches te semblent les plus difficiles ou, au contraire, les plus faciles à accomplir ? Combien de temps as-tu réellement pour chaque projet ? Prends un moment pour évaluer combien de temps chaque projet te prendra et sois honnête avec toi-même.

2. Permettre d’anticiper les imprévus

Un client qui te balance une demande de dernière minute alors que tu pensais avoir fini ta journée, ou encore un logiciel qui plante lorsque tu es en plein milieu d’un truc important. C’est dans ces moments que tu regrettes de ne pas pouvoir arrêter le temps ou revenir en arrière pour anticiper ces imprévus.
Pourtant, tout est une question d’organisation. Une bonne planification te permet de créer un filet de sécurité pour ces petites mésaventures. En prenant le temps de structurer ta journée, tu peux dégager des plages horaires dédiées aux imprévus, sans sacrifier le reste de tes tâches. Ça te laisse une marge de manœuvre pour ajuster tes priorités en fonction de l’urgence. Et crois-moi, c’est beaucoup plus apaisant de se dire qu’on a prévu des moments pour gérer l’imprévu que de courir après le temps.

3. Réduire la procrastination collective

On pense souvent des procrastinateurs qu’ils sont paresseux, mais en réalité, la procrastination peut être le symptôme d’un problème plus profond : le manque d’organisation. Quand les tâches s’empilent sans structure, c’est facile de se sentir submergé et de repousser à plus tard. Ce n’est pas tant une question de fainéantise, mais plutôt un problème de priorisation et de gestion du temps.
Le plus traître avec la procrastination est sa faculté de transmission à vos collègues de travail et collaborateurs, qu’ils soient en télétravail ou non. C’est un peu comme une course de relais, quand chaque membre de l’équipe sait quand et comment passer le flambeau, on arrive à la ligne d’arrivée beaucoup plus rapidement.

Les astuces pour gagner en productivité

Maintenant que nous avons posé les bases de l’importance de l’organisation, il est temps de voir ensemble les méthodes clés pour mieux t’organiser et gagner en efficacité au travail.

1. Utiliser des outils de gestion des tâches

On ne te le dira jamais assez, mais avoir une feuille de route pour guider tes journées a autant d’importance que le GPS qui te guide sur les routes. Savoir par où commencer, quelles sont les tâches les plus importantes et celles dont l’échéance est plutôt lointaine est essentiel.

Je te vois venir avec tes post-it de toutes les couleurs qui finissent souvent égarés ou éparpillés partout sur ton espace de travail. Tu peux faire l’impasse là-dessus.
En revanche, tu peux aussi opter pour des solutions de gestion de projets tout-en-un comme Trello, Asana ou encore Notion, avec lesquels tu pourras suivre l’avancement de chacun et avoir une vision claire de ce qui t’attend chaque jour.

2. Désactiver les notifications inutiles

Sans doute l’ennemi numéro un de la productivité, tout corps de métier confondu. Ces petites alertes, qu’elles viennent des emails, des messageries instantanées ou des réseaux sociaux, parasitent ta concentration. Sans que tu t’en rendes compte, toutes ces petites pauses sur ton téléphone finissent par s’accumuler, et au final, tu perds des heures précieuses.
De plus, ces interruptions te coupent dans ton élan et t’obligent à chaque fois à te remettre dans le bain. Alors, pense à désactiver les notifications des applications inutiles et, si possible, préviens tes proches et amis de ne pas te contacter durant tes sessions de travail.

3. Avaler son crapaud

Bon, « avaler son crapaud », c’est une expression qui peut paraître bizarre, mais l’idée derrière est toute simple : attaquer la tâche la plus difficile en premier. Oui, celle qui te fait grimacer rien qu’à l’idée de t’y mettre. Ce fameux « crapaud » que tu repousses sans arrêt, mais qui traîne dans un coin de ta tête.
Commence ta journée en te débarrassant de cette tâche-là. Une fois que c’est fait, tout le reste te paraît beaucoup plus simple. C’est comme franchir la plus grande montagne dès le début, pour ensuite profiter d’une descente tranquille. En plus, cocher la case de la plus grosse mission te donne une satisfaction immédiate et un coup de boost pour le reste de la journée.
Alors, dès demain matin, avale ce crapaud. Même si ça te paraît insurmontable, une fois terminé, tu te sentiras léger et prêt à affronter la suite.

4. Préparer ses réunions comme un pro

Préparer une réunion en ligne ou physique, ça ne s’improvise pas et il faut être méthodique. Avant de te lancer, clarifie ce que tu veux accomplir. Pas question de papoter dans tous les sens, il faut un objectif précis.

Fais une liste des points à aborder et envoie l’ordre du jour aux participants à l’avance. Ça leur permet de se préparer et d’éviter de perdre du temps.

Solliciter du monde pour une réunion implique un peu plus que de simplement envoyer un lien d’invitation. Tu dois rester le maître de la réunion et animer les discussions, sans la monopoliser pour garder l’attention de tout le monde.

5. Automatiser les tâches répétitives

Plutôt que de perdre des heures sur des actions qui reviennent sans arrêt, pense à utiliser des outils qui s’en occupent pour toi. Des emails réguliers, des rapports mensuels ou même des suivis de clients peuvent être automatisés.

Il existe une multitude de logiciels et d’applications qui te permettent de programmer ces tâches. Des plateformes comme Zapier ou IFTTT te permettent de connecter différentes applications et de rationaliser tes flux de travail.

Les erreurs courantes à éviter

Dans cette section, on va passer en revue les erreurs les plus fréquentes qui peuvent freiner ta productivité au travail.

1. Le multitâche : Un faux ami

Malgré sa bonne réputation dans l’inconscient général, la réalité, c’est que cette approche est totalement contre-productive. Ton cerveau a des limites, et il n’est pas fait pour changer constamment de tâches.

À chaque fois que tu passes d’une activité à l’autre, il te faut un certain temps pour te réadapter. Alors reste concentré sur une tâche à la fois en t’y donnant à fond !

2. La précrastination

Peut-être que ce mot ne te dit rien, pourtant il est probable que ce phénomène te connaisse bien. La précrastination, c’est cette tendance à vouloir tout faire tout de suite, souvent en se précipitant sur des tâches qui ne sont pas essentielles. Tu as cette impression d’être actif en cochant des cases, mais au final, tu perds de vue ce qui est vraiment important.

Réfléchis à ce qui mérite vraiment ton attention et mets de côté tout le reste.

3. Faire l’impasse sur les pauses

Être en plein élan sur une tâche que tu souhaites absolument terminer ne doit pas justifier le fait de sauter une pause. Prendre quelques minutes pour te déconnecter n’est jamais de trop pour garder le rythme, te dégourdir les jambes et éviter la fatigue oculaire à travers tes écrans.
Prends ta journée de travail comme un marathon et non comme un sprint, tu dois gérer ton énergie tout au long de la journée.

Conclusion

Tu l’auras compris, améliorer ton organisation et ta productivité n’est pas qu’une simple question de méthodes, c’est aussi de nombreuses habitudes à intégrer dans ton quotidien. Prends le temps de réfléchir à ce qui fonctionne le mieux pour toi et n’hésite pas à ajuster au fur et à mesure. C’est avec un peu de discipline et une bonne dose de motivation que ta productivité au travail te permettra d’atteindre tes objectifs.

Article rédigé par Ahmed du blog Horizonteletravail