Organisation et productivité : comment gagner en efficacité dans son travail ?
Sommaire
L'importance d'une bonne organisation au travail
1. Réduire le stress de la deadline
Tu dois revoir ton organisation, d’abord en t’appuyant sur tes capacités et sur le temps dont tu disposes. Il est essentiel de faire un état des lieux réaliste de ta situation actuelle. Quelles tâches te semblent les plus difficiles ou, au contraire, les plus faciles à accomplir ? Combien de temps as-tu réellement pour chaque projet ? Prends un moment pour évaluer combien de temps chaque projet te prendra et sois honnête avec toi-même.
2. Permettre d’anticiper les imprévus
Pourtant, tout est une question d’organisation. Une bonne planification te permet de créer un filet de sécurité pour ces petites mésaventures. En prenant le temps de structurer ta journée, tu peux dégager des plages horaires dédiées aux imprévus, sans sacrifier le reste de tes tâches. Ça te laisse une marge de manœuvre pour ajuster tes priorités en fonction de l’urgence. Et crois-moi, c’est beaucoup plus apaisant de se dire qu’on a prévu des moments pour gérer l’imprévu que de courir après le temps.
3. Réduire la procrastination collective
Le plus traître avec la procrastination est sa faculté de transmission à vos collègues de travail et collaborateurs, qu’ils soient en télétravail ou non. C’est un peu comme une course de relais, quand chaque membre de l’équipe sait quand et comment passer le flambeau, on arrive à la ligne d’arrivée beaucoup plus rapidement.
Les astuces pour gagner en productivité
1. Utiliser des outils de gestion des tâches
On ne te le dira jamais assez, mais avoir une feuille de route pour guider tes journées a autant d’importance que le GPS qui te guide sur les routes. Savoir par où commencer, quelles sont les tâches les plus importantes et celles dont l’échéance est plutôt lointaine est essentiel.
Je te vois venir avec tes post-it de toutes les couleurs qui finissent souvent égarés ou éparpillés partout sur ton espace de travail. Tu peux faire l’impasse là-dessus.
En revanche, tu peux aussi opter pour des solutions de gestion de projets tout-en-un comme Trello, Asana ou encore Notion, avec lesquels tu pourras suivre l’avancement de chacun et avoir une vision claire de ce qui t’attend chaque jour.
2. Désactiver les notifications inutiles
De plus, ces interruptions te coupent dans ton élan et t’obligent à chaque fois à te remettre dans le bain. Alors, pense à désactiver les notifications des applications inutiles et, si possible, préviens tes proches et amis de ne pas te contacter durant tes sessions de travail.
3. Avaler son crapaud
Commence ta journée en te débarrassant de cette tâche-là. Une fois que c’est fait, tout le reste te paraît beaucoup plus simple. C’est comme franchir la plus grande montagne dès le début, pour ensuite profiter d’une descente tranquille. En plus, cocher la case de la plus grosse mission te donne une satisfaction immédiate et un coup de boost pour le reste de la journée.
Alors, dès demain matin, avale ce crapaud. Même si ça te paraît insurmontable, une fois terminé, tu te sentiras léger et prêt à affronter la suite.
4. Préparer ses réunions comme un pro
Préparer une réunion en ligne ou physique, ça ne s’improvise pas et il faut être méthodique. Avant de te lancer, clarifie ce que tu veux accomplir. Pas question de papoter dans tous les sens, il faut un objectif précis.
Fais une liste des points à aborder et envoie l’ordre du jour aux participants à l’avance. Ça leur permet de se préparer et d’éviter de perdre du temps.
Solliciter du monde pour une réunion implique un peu plus que de simplement envoyer un lien d’invitation. Tu dois rester le maître de la réunion et animer les discussions, sans la monopoliser pour garder l’attention de tout le monde.
5. Automatiser les tâches répétitives
Plutôt que de perdre des heures sur des actions qui reviennent sans arrêt, pense à utiliser des outils qui s’en occupent pour toi. Des emails réguliers, des rapports mensuels ou même des suivis de clients peuvent être automatisés.
Il existe une multitude de logiciels et d’applications qui te permettent de programmer ces tâches. Des plateformes comme Zapier ou IFTTT te permettent de connecter différentes applications et de rationaliser tes flux de travail.
Les erreurs courantes à éviter
Dans cette section, on va passer en revue les erreurs les plus fréquentes qui peuvent freiner ta productivité au travail.
1. Le multitâche : Un faux ami
Malgré sa bonne réputation dans l’inconscient général, la réalité, c’est que cette approche est totalement contre-productive. Ton cerveau a des limites, et il n’est pas fait pour changer constamment de tâches.
À chaque fois que tu passes d’une activité à l’autre, il te faut un certain temps pour te réadapter. Alors reste concentré sur une tâche à la fois en t’y donnant à fond !
2. La précrastination
Peut-être que ce mot ne te dit rien, pourtant il est probable que ce phénomène te connaisse bien. La précrastination, c’est cette tendance à vouloir tout faire tout de suite, souvent en se précipitant sur des tâches qui ne sont pas essentielles. Tu as cette impression d’être actif en cochant des cases, mais au final, tu perds de vue ce qui est vraiment important.
Réfléchis à ce qui mérite vraiment ton attention et mets de côté tout le reste.
3. Faire l’impasse sur les pauses
Prends ta journée de travail comme un marathon et non comme un sprint, tu dois gérer ton énergie tout au long de la journée.
Conclusion
Tu l’auras compris, améliorer ton organisation et ta productivité n’est pas qu’une simple question de méthodes, c’est aussi de nombreuses habitudes à intégrer dans ton quotidien. Prends le temps de réfléchir à ce qui fonctionne le mieux pour toi et n’hésite pas à ajuster au fur et à mesure. C’est avec un peu de discipline et une bonne dose de motivation que ta productivité au travail te permettra d’atteindre tes objectifs.
Article rédigé par Ahmed du blog Horizonteletravail